Memulai penerapan ISO 9001:2000

ISO 9001:2000 merupakan standard internasional untuk sistem manajemen mutu yang bersifat "generik", dalam pengertian dapat diterapkan pada semua organisasi (perusahaan) dan tidak ada batasan untuk perusahaan besar atau kecil (semuanya boleh menerapkannya). Jadi untuk kontraktor tidak hanya grade 7 saja yang bisa menerapkan ISO 9001:2000, tapi grade-grade dibawahnya bisa juga.

Untuk mengawali penerapannya, buatlah struktur organisasi perusahaan sesuai keinginan perusahaan (karena dalam standard tidak memberikan petunjuk secara rinci untuk ini), yang penting dengan struktur organisasi tersebut kegiatan bisnis perusahaan dapat dijalankan dengan baik. Untuk kontraktor, bagian-bagainnya biasanya terdiri dari: Direktur Utama/Direktur, Teknik, Umum & Personalia, Pembelian, Peralatan, Proyek, Workshop (jika ada), Keuangan, dan lain lain (bisa dikembangkan sendiri). Untuk fungsi marketing biasanya ada yang dilakukan sendiri oleh Direktur Utama/Direktur.

Selanjutnya buatlah job des (tanggung jawab & wewenang) sesuai struktur organisasi tersebut, dimana job des tersebut juga disesuaikan saja dengan aktivitas yang sudah berjalan. Kemudian tetapkan siapa saja personil yang akan mengisi bagian-bagaian dalam struktur organisasi, sesuai karyawan yang sudah ada.

Tiap-tiap personil diminta membuat curriculum vitae, dan mengumpulkan back up terkait, seperti: copy ijazah terakhir, sertifikat pelatihan, referensi pengalaman kerja, dll. Selanjutnya berdasarkan CV yang masuk, buatlah spesifikasi pemegang jabatan (sesuai bagian-bagin yang ada dalam struktur organisasi) dengan mengacu pada CV personil yang ada, lakukan pembahasan spesifikasi apa yang perlu ditambahkan pada saat ini. Contoh untuk spesifikasi kabag. Teknik misalnya: pendidikan min. S1 Teknik Sipil, pengalaman 5 tahun, bersertifikat tenaga ahli, mampu mengoperasikan komputer, dapat membuat dokumen lelang, dll.

Dengan cara ini diharapkan spesifikasi jabatan yang ditentukan tidak jauh sekali penyimpangannya dengan personil yang ada, dan jangan khawatir karena dokumen-dokumen ISO nantinya boleh direvisi untuk penyempurnaannya.

Demikianlah, sekedar untuk mengawali, dimana blog ini akan senantiasa kami up-date, untuk langkah-langkah penerapan selanjutnya.

8 Prinsip Manajemen Mutu ISO 9001:2000

Tahapan Penerapan & Sertifikasi ISO 9001 / OHSAS 18001

ISO 9001 & OHSAS 18001 merupakan standard yang telah diakui secara internasional dalam bidang sistem manajemen mutu dan sistem manajemen keselamatan & kesehatan kerja.

Untuk mendapatkan sertifikat atas standard tersebut, perusahaan harus menerapkan terlebih dahulu standard tersebut pada perusahaan yang bersangkutnya, dimana biasanya pada tahap ini dibantu oleh seorang konsultan pembimbing.



Setelah persyaratan dalam standard dapat dipenuhi, maka perusahaan menunjuk suatu badan sertifikasi untuk melakukan audit sertifikasi. Selanjutnya jika berdasarkan hasil audit sertifikasi, perusahaan dinyatakan telah memenuhi persyaratan standard, maka badan sertifikasi tersebut akan menerbitkan sertifikat ISO/OHSAS untuk perusahaan tersebut.

Masa berlaku sertifikat biasanya 3 tahun, namun secara periodik (tiap 6 bulan/1 tahun sekali) badan sertifikasi akan melakukan audit ulang, jika hasil audit ulang terdapat ketidaksesuaian maka perusahaan diminta untuk melakukan tindakan perbaikan. Selama masa sertifikasi (misal 3 tahun) tersebut, pihak badan sertifikasi berhak mencabut sertifikat yang telah diberikan, jika perusahaan tidak melakukan tindakan perbaikan atas ketidaksesuian yang ditemukan pihak badan sertifikasi.

Tahapan secara lebih rinci sbb:

Step-1 Komitmen top manajemen (direksi) untuk menerapkan ISO/OHSAS.
Walaupun pada mulanya barangkali dikarenakan tuntutan suatu persyaratan, misalkan: SBU atau lelang, tapi selanjutnya top manajemen (direksi) harus memberikan komitmennya terhadap penerapan ISO/OHSAS tersebut. Hal ini barangkali dapat ditunjukkan dalam hal pendanaan dan keterlibatannya dalam pelatihan-pelatihan, penetapan kebijakan & sasaran, supporting dalam penerapan, audit internal, tinjauan manajemen, dan proses sertifikasi (karena top manajemen juga harus diaudit).

Step-2 Penunjukan seorang Wakil Manajemen dan tim ISO.
Top manajemen biasanya sangat sibuk, sehingga standard ISO/OHSAS mensyaratakan agar top manajemen menunjuk seorang “wakil manajemen” untuk penerapan standard ISO/OHSAS ini. “Wakil manajemen” yang ditunjuk sebaiknya merupakan salah seorang manajer/personil senior). Selanjutnya “wakil manajemen” yang ditunjuk membentuk tim ISO, dimana anggotanya sebaiknya melibatkan semua departemen dalam perusahaan, sehingga akan memudahkan akses ke semua bagian.


Step-3 Pelatihan-pelatihan
Untuk dapat menerapkan standard ISO/OHSAS, maka tentunya personil-personil yang ada harus memahami dulu dan peduli terhadap standard tersebut. Pelatihan pemahaman standard sebaiknya dilakukan untuk semua personil sampai level staf atau paling tidak sampai level kepala bagian. Pelatihan cara membuat dokumen sistem manajemen, seperti: manual, prosedur/instruksi kerja diberikan kepada tim ISO karena mereka nantinya akan membuat dokumen yang terkait dengan pekerjaannya.

Step-4 Pembuatan Dokumen
Dokumen kebijakan & sasaran dibuat langsung oleh top manajemen (direksi), sedangkan dokumen lainnya yang merupakan level di bawahnya, seperti: manual, prosedur, instruksi kerja, dokumen terkait lainnya & formulir disusun oleh tim ISO. Penyusunan dokumen di awal penerapan sebaiknya tidak jauh menyimpang dengan kondisi yang sudah berjalan, namun ketentuan persyaratan standard harus dikuti, karena ISO/OHSAS hanya memberikan pedoman secara umum dan detil-detilnya diserahkan pada perusahaan yang akan menerapkannya. Selanjutnya dokumen yang telah disusun, dibahas dengan pihak-pihak terkait, selanjutnya jika sudah OKE, disahkan oleh pejabat berwenang yang telah ditentukan oleh perusahaan sendiri.

Step-5 Penerapan
Setelah dokumen disahkan, maka sistem manajemen sudah siap diterapkan. Tiap departemen termasuk unit-unit yang ada harus sudah mengikuti ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan dalam dokumen sistem manajemen (seperti: kebijakan, sasaran, manual, prosedur, instruksi kerja, termasuk formulir). MR & tim ISO harus senantiasa memantau penerapannya pada semua departemen termasuk unit-unit yang ada.

Step-6 Audit Internal
Supaya sistem dapat berjalan sesuai ketentuan dan dapat ditingkatkan secara berkelanjutan, maka diperlukan audit oleh personil-personil dalam perusahaan sendiri yang telah ditunjuk dan dibekali dengan pelatihan dan kemampuan yang memadai.

Step-7 Tinjauan Manajemen
Hasil audit internal dan bahan-bahan lain, seperti: keluhan pelanggan, status dari tindakan koreksi & tindakan pencegahan selama penerapan, usulan-usulan untuk peningkatan, dll. akan dibahas dalam rapat tinjauan manajemen. Hasil-hasil rapat dapat berupa: perbaikan produk, perbaikan sistem, pemenuhan sumber daya dituangkan dalam risalah rapat dan disampaikan pada pihak-pihak terkait.

Step-8 Audit Sertifikasi
Setelah persyaratan standard dapat dipenuhi, dimana audit internal & tinjauan manajemen merupakan sebagian dari persyaratan ISO/OHSAS yang harus dipenuhi, maka perusahaan dapat mengajukan ke badan sertifikasi yang ditunjuk oleh perusahaan sendiri untuk dilakukan proses sertifikasi. Sesuai jadwal yang disepakati, maka dilakukan proses sertifikasi oleh badan sertifikasi, jika persyaratan standard ISO/OHSAS telah dapat dipenuhi maka pihak badan sertifikasi akan menerbitkan sertifikat ISO/OHSAS. Audit sertifikasi dilakukan terhadap semua departemen yang ada dalam perusahaan, termasuk top manajemen (direksi).

Sekilas Tentang Profil Kami

Kami adalah independent consultant yang sudah berpengalaman untuk pembimbingan sertifikasi ISO 9001 & OHSAS 18001 hingga perusahaan client dapat meraih sertifikat, dimana spesialisasi kami adalah pada perusahaan kontraktor.

Berbagai perusahaan kontraktor di pulau Jawa (seperti: Jakarta, Semarang, Jogjakarta, Pacitan & Surabaya), pulau Sumatra (seperti: Bandar Lampung, Metro, Jambi, Palembang, Pekanbaru & Batu Raja) & pulau Kalimantan (seperti: Balikpapan, Samarinda, Tenggarong, Sangatta, Palangkaraya & Tanjung Selor) bahkan sampai pelosok-pelosoknya telah kami bimbing dan berhasil meraih sertifikat ISO 9001 atau OHSAS 18001 dari berbagai badan sertifikasi ternama bertaraf internasional.

Semoga topik-topik yang kami sajikan dalam blog ini dapat sedikit banyak membantu perusahaan bapak/ibu untuk melakukan persiapan sertifikasi ISO 9001/OHSAS 18001.

Seandainya diperlukan konsultasi lebih lanjut secara efisien & efektif, mohon dapat menghubungi kami via:
telepon/sms ke: 0274 - 6882432
atau e-mail ke: isokontraktor@yahoo.co.id


Salam hormat kami,
S. Harsono