Tahapan Penerapan & Sertifikasi ISO 9001 / OHSAS 18001

ISO 9001 & OHSAS 18001 merupakan standard yang telah diakui secara internasional dalam bidang sistem manajemen mutu dan sistem manajemen keselamatan & kesehatan kerja.

Untuk mendapatkan sertifikat atas standard tersebut, perusahaan harus menerapkan terlebih dahulu standard tersebut pada perusahaan yang bersangkutnya, dimana biasanya pada tahap ini dibantu oleh seorang konsultan pembimbing.



Setelah persyaratan dalam standard dapat dipenuhi, maka perusahaan menunjuk suatu badan sertifikasi untuk melakukan audit sertifikasi. Selanjutnya jika berdasarkan hasil audit sertifikasi, perusahaan dinyatakan telah memenuhi persyaratan standard, maka badan sertifikasi tersebut akan menerbitkan sertifikat ISO/OHSAS untuk perusahaan tersebut.

Masa berlaku sertifikat biasanya 3 tahun, namun secara periodik (tiap 6 bulan/1 tahun sekali) badan sertifikasi akan melakukan audit ulang, jika hasil audit ulang terdapat ketidaksesuaian maka perusahaan diminta untuk melakukan tindakan perbaikan. Selama masa sertifikasi (misal 3 tahun) tersebut, pihak badan sertifikasi berhak mencabut sertifikat yang telah diberikan, jika perusahaan tidak melakukan tindakan perbaikan atas ketidaksesuian yang ditemukan pihak badan sertifikasi.

Tahapan secara lebih rinci sbb:

Step-1 Komitmen top manajemen (direksi) untuk menerapkan ISO/OHSAS.
Walaupun pada mulanya barangkali dikarenakan tuntutan suatu persyaratan, misalkan: SBU atau lelang, tapi selanjutnya top manajemen (direksi) harus memberikan komitmennya terhadap penerapan ISO/OHSAS tersebut. Hal ini barangkali dapat ditunjukkan dalam hal pendanaan dan keterlibatannya dalam pelatihan-pelatihan, penetapan kebijakan & sasaran, supporting dalam penerapan, audit internal, tinjauan manajemen, dan proses sertifikasi (karena top manajemen juga harus diaudit).

Step-2 Penunjukan seorang Wakil Manajemen dan tim ISO.
Top manajemen biasanya sangat sibuk, sehingga standard ISO/OHSAS mensyaratakan agar top manajemen menunjuk seorang “wakil manajemen” untuk penerapan standard ISO/OHSAS ini. “Wakil manajemen” yang ditunjuk sebaiknya merupakan salah seorang manajer/personil senior). Selanjutnya “wakil manajemen” yang ditunjuk membentuk tim ISO, dimana anggotanya sebaiknya melibatkan semua departemen dalam perusahaan, sehingga akan memudahkan akses ke semua bagian.


Step-3 Pelatihan-pelatihan
Untuk dapat menerapkan standard ISO/OHSAS, maka tentunya personil-personil yang ada harus memahami dulu dan peduli terhadap standard tersebut. Pelatihan pemahaman standard sebaiknya dilakukan untuk semua personil sampai level staf atau paling tidak sampai level kepala bagian. Pelatihan cara membuat dokumen sistem manajemen, seperti: manual, prosedur/instruksi kerja diberikan kepada tim ISO karena mereka nantinya akan membuat dokumen yang terkait dengan pekerjaannya.

Step-4 Pembuatan Dokumen
Dokumen kebijakan & sasaran dibuat langsung oleh top manajemen (direksi), sedangkan dokumen lainnya yang merupakan level di bawahnya, seperti: manual, prosedur, instruksi kerja, dokumen terkait lainnya & formulir disusun oleh tim ISO. Penyusunan dokumen di awal penerapan sebaiknya tidak jauh menyimpang dengan kondisi yang sudah berjalan, namun ketentuan persyaratan standard harus dikuti, karena ISO/OHSAS hanya memberikan pedoman secara umum dan detil-detilnya diserahkan pada perusahaan yang akan menerapkannya. Selanjutnya dokumen yang telah disusun, dibahas dengan pihak-pihak terkait, selanjutnya jika sudah OKE, disahkan oleh pejabat berwenang yang telah ditentukan oleh perusahaan sendiri.

Step-5 Penerapan
Setelah dokumen disahkan, maka sistem manajemen sudah siap diterapkan. Tiap departemen termasuk unit-unit yang ada harus sudah mengikuti ketentuan-ketentuan yang telah ditetapkan dalam dokumen sistem manajemen (seperti: kebijakan, sasaran, manual, prosedur, instruksi kerja, termasuk formulir). MR & tim ISO harus senantiasa memantau penerapannya pada semua departemen termasuk unit-unit yang ada.

Step-6 Audit Internal
Supaya sistem dapat berjalan sesuai ketentuan dan dapat ditingkatkan secara berkelanjutan, maka diperlukan audit oleh personil-personil dalam perusahaan sendiri yang telah ditunjuk dan dibekali dengan pelatihan dan kemampuan yang memadai.

Step-7 Tinjauan Manajemen
Hasil audit internal dan bahan-bahan lain, seperti: keluhan pelanggan, status dari tindakan koreksi & tindakan pencegahan selama penerapan, usulan-usulan untuk peningkatan, dll. akan dibahas dalam rapat tinjauan manajemen. Hasil-hasil rapat dapat berupa: perbaikan produk, perbaikan sistem, pemenuhan sumber daya dituangkan dalam risalah rapat dan disampaikan pada pihak-pihak terkait.

Step-8 Audit Sertifikasi
Setelah persyaratan standard dapat dipenuhi, dimana audit internal & tinjauan manajemen merupakan sebagian dari persyaratan ISO/OHSAS yang harus dipenuhi, maka perusahaan dapat mengajukan ke badan sertifikasi yang ditunjuk oleh perusahaan sendiri untuk dilakukan proses sertifikasi. Sesuai jadwal yang disepakati, maka dilakukan proses sertifikasi oleh badan sertifikasi, jika persyaratan standard ISO/OHSAS telah dapat dipenuhi maka pihak badan sertifikasi akan menerbitkan sertifikat ISO/OHSAS. Audit sertifikasi dilakukan terhadap semua departemen yang ada dalam perusahaan, termasuk top manajemen (direksi).