Memulai penerapan ISO 9001:2000

ISO 9001:2000 merupakan standard internasional untuk sistem manajemen mutu yang bersifat "generik", dalam pengertian dapat diterapkan pada semua organisasi (perusahaan) dan tidak ada batasan untuk perusahaan besar atau kecil (semuanya boleh menerapkannya). Jadi untuk kontraktor tidak hanya grade 7 saja yang bisa menerapkan ISO 9001:2000, tapi grade-grade dibawahnya bisa juga.

Untuk mengawali penerapannya, buatlah struktur organisasi perusahaan sesuai keinginan perusahaan (karena dalam standard tidak memberikan petunjuk secara rinci untuk ini), yang penting dengan struktur organisasi tersebut kegiatan bisnis perusahaan dapat dijalankan dengan baik. Untuk kontraktor, bagian-bagainnya biasanya terdiri dari: Direktur Utama/Direktur, Teknik, Umum & Personalia, Pembelian, Peralatan, Proyek, Workshop (jika ada), Keuangan, dan lain lain (bisa dikembangkan sendiri). Untuk fungsi marketing biasanya ada yang dilakukan sendiri oleh Direktur Utama/Direktur.

Selanjutnya buatlah job des (tanggung jawab & wewenang) sesuai struktur organisasi tersebut, dimana job des tersebut juga disesuaikan saja dengan aktivitas yang sudah berjalan. Kemudian tetapkan siapa saja personil yang akan mengisi bagian-bagaian dalam struktur organisasi, sesuai karyawan yang sudah ada.

Tiap-tiap personil diminta membuat curriculum vitae, dan mengumpulkan back up terkait, seperti: copy ijazah terakhir, sertifikat pelatihan, referensi pengalaman kerja, dll. Selanjutnya berdasarkan CV yang masuk, buatlah spesifikasi pemegang jabatan (sesuai bagian-bagin yang ada dalam struktur organisasi) dengan mengacu pada CV personil yang ada, lakukan pembahasan spesifikasi apa yang perlu ditambahkan pada saat ini. Contoh untuk spesifikasi kabag. Teknik misalnya: pendidikan min. S1 Teknik Sipil, pengalaman 5 tahun, bersertifikat tenaga ahli, mampu mengoperasikan komputer, dapat membuat dokumen lelang, dll.

Dengan cara ini diharapkan spesifikasi jabatan yang ditentukan tidak jauh sekali penyimpangannya dengan personil yang ada, dan jangan khawatir karena dokumen-dokumen ISO nantinya boleh direvisi untuk penyempurnaannya.

Demikianlah, sekedar untuk mengawali, dimana blog ini akan senantiasa kami up-date, untuk langkah-langkah penerapan selanjutnya.